Kontrak Kerja Karyawan UMKM - Template dan Hal Wajib Ada (2026)

Banyak UMKM mulai rekrut karyawan tanpa kontrak tertulis - "kami sudah saling kenal", "biasanya orang sini begitu", "ribet bikinnya". Sampai ada sengketa: salah hitung gaji, klaim THR yang nggak terbayar, PHK kontroversial. Tanpa kontrak, kamu dan karyawan sama-sama vulnerable.

Kabar baik: kontrak kerja UMKM nggak harus 20 halaman - 1-2 halaman dengan klausul kunci sudah cukup melindungi kedua belah pihak.

Pilih jenis kontrak yang tepat

PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)

Karakteristik:

• Ada masa berakhir (1-5 tahun max)
• Untuk pekerjaan: project-based, musiman, atau jenis tertentu (lihat PP 35/2021)
• Tidak ada probation (karena kontrak sendiri sudah bermasa)
• Berakhir otomatis di tanggal jatuh tempo (tidak butuh PHK formal)
• Karyawan dapat kompensasi akhir kontrak (Pasal 61A UU Cipta Kerja)

Cocok untuk: Karyawan kontrak project, staff musiman (lebaran), part-time, freelance per-event.

PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu)

Karakteristik:

• Karyawan tetap, tidak ada masa berakhir
• Bisa ada probation 3 bulan
• PHK butuh prosedur formal (alasan sah, kompensasi)
• Berhak penuh atas semua benefit (cuti tahunan, THR, JHT, pesangon kalau PHK)

Cocok untuk: Karyawan core yang akan stay long-term (staff produksi tetap, manager, finance).

Hubungan kemitraan / freelance

Karakteristik:

• Bukan kontrak kerja - kerjasama berbasis output/project
• Tidak masuk regulasi ketenagakerjaan
• Tidak ada kewajiban BPJS dari perusahaan
• Pajak: bukti potong PPh 21 final (kalau bukan PKP)

Cocok untuk: Konsultan, designer freelance, agency contractors.

Klausul kunci yang wajib ada

1. Identitas para pihak

• Nama lengkap, alamat, NIK, jabatan/role
• Untuk perusahaan: nama PT/CV/Perorangan, alamat, perwakilan

2. Jenis pekerjaan & jabatan

• Posisi spesifik (misal: "Staff Produksi") - bukan generic
• Job description ringkas (lihat poin 3)

3. Tugas & tanggung jawab utama

• 5-8 poin actionable yang menggambarkan pekerjaan sehari-hari
• Bisa di-attach sebagai lampiran kalau panjang

4. Masa kerja

• PKWT: tanggal mulai → tanggal berakhir
• PKWTT: tanggal mulai, status "tidak tertentu"

5. Lokasi kerja & jam kerja

• Alamat kantor/produksi
• Jam kerja: misal "Senin-Jumat 09:00-17:00, istirahat 12:00-13:00"
• Maksimum jam kerja: 40 jam/minggu atau 8 jam/hari (UU Cipta Kerja)

6. Gaji & komponen

• Gaji pokok (Rp X per bulan)
• Tunjangan tetap (kalau ada): transport, makan, jabatan
• Lembur: tarif sesuai PP 35/2021 (1.5x jam pertama, 2x jam berikutnya)
• Tanggal pembayaran gaji (biasanya 25-28 atau akhir bulan)

7. Hak karyawan

• Cuti tahunan: minimum 12 hari setelah 1 tahun bekerja
• Cuti sakit dengan surat dokter (sesuai UU Ketenagakerjaan)
• THR menjelang hari raya - wajib sejak masa kerja 1 bulan, penuh 1 bulan gaji di 12 bulan, prorata kalau kurang (Permenaker 6/2016)
• BPJS Kesehatan + BPJS Ketenagakerjaan (didaftarkan perusahaan)

8. Kewajiban karyawan

• Hadir tepat waktu, jam kerja yang disepakati
• Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan
• Tidak terlibat aktivitas yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan

9. Probation (PKWTT only)

• Maksimum 3 bulan
• Jelaskan: gaji selama probation (tidak boleh di bawah UMK), evaluasi akhir probation

10. Pemutusan hubungan kerja

• PKWT: otomatis di tanggal berakhir, atau early termination dengan kompensasi
• PKWTT: sesuai prosedur UU Ketenagakerjaan + UU Cipta Kerja
• Kompensasi pesangon: hitung pakai matrix UU Cipta Kerja Pasal 156

11. Penyelesaian sengketa

• Musyawarah dulu
• Mediasi melalui Disnaker
• Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) sebagai jalan terakhir

12. Tanda tangan kedua belah pihak + tanggal + meterai (Rp 10.000)

Uang yang keluar saat karyawan berhenti - jangan sampai keliru

Bagian ini yang paling sering bikin UMKM kaget karena salah taruh angka. Beda jenis kontrak, beda kewajiban uangnya:

Situasi	Yang wajib dibayar	Dasar
PKWT berakhir sesuai tanggal	Uang kompensasi (bukan pesangon)	Pasal 61A UU Cipta Kerja + PP 35/2021
PKWT diputus lebih awal oleh perusahaan	Kompensasi + ganti rugi sisa kontrak	PP 35/2021
PKWTT di-PHK	Pesangon + penghargaan masa kerja + penggantian hak	PP 35/2021 Pasal 40

Uang kompensasi PKWT dihitung proporsional: masa kerja 12 bulan penuh = 1 bulan upah, kurang dari itu = (masa kerja / 12) x 1 bulan upah, dengan syarat minimum sudah bekerja 1 bulan terus-menerus. Ini beda dari pesangon PKWTT yang pakai matriks masa kerja. Kalau kamu mau angka pastinya sebelum menutup kontrak, lihat detailnya di cara hitung PHK dan pesangon karyawan UMKM. Menaruh kata "pesangon" di kontrak PKWT adalah kesalahan umum - PKWT tidak mengenal pesangon, yang benar adalah kompensasi.

Template ringkas (PKWT - bisa di-adapt)

PERJANJIAN KERJA WAKTU TERTENTU

Pihak Pertama: [Nama Perusahaan]
Alamat: [...]
Diwakili oleh: [Nama Owner], jabatan [Direktur/Owner]
("Perusahaan")

Pihak Kedua: [Nama Karyawan]
NIK: [...]
Alamat: [...]
("Karyawan")

Pasal 1 - Jenis Pekerjaan
Karyawan diangkat sebagai [Posisi] di [Departemen].
Lihat lampiran A untuk job description detail.

Pasal 2 - Masa Kerja
Kontrak ini berlaku [TANGGAL MULAI] sampai [TANGGAL BERAKHIR],
yaitu selama [X] bulan/tahun.

Pasal 3 - Jam Kerja
Senin sampai Jumat, 09.00 - 17.00 (dengan istirahat 12.00 - 13.00).
Total 40 jam per minggu.

Pasal 4 - Gaji
- Gaji pokok: Rp [Y] per bulan
- Tunjangan makan: Rp [Z] per bulan
- Lembur: dihitung sesuai PP 35/2021

Gaji dibayarkan paling lambat tanggal 28 setiap bulan via transfer
ke rekening Karyawan ([Bank], no. rekening [...]).

Pasal 5 - Hak Karyawan
- Cuti tahunan 12 hari (prorata kalau masa kerja < 12 bulan)
- THR 1 bulan gaji menjelang hari raya keagamaan
- BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan didaftarkan oleh Perusahaan
- Cuti sakit dengan surat dokter

Pasal 6 - Kewajiban Karyawan
- Hadir tepat waktu sesuai jam kerja
- Menjaga kerahasiaan informasi Perusahaan
- Tidak terlibat dalam usaha kompetitor selama masa kontrak

Pasal 7 - Akhir Kontrak
- Kontrak ini berakhir otomatis pada [TANGGAL BERAKHIR]
- Karyawan berhak atas kompensasi akhir kontrak sesuai
  Pasal 61A UU Cipta Kerja
- Kontrak dapat diperpanjang dengan perjanjian baru

Pasal 8 - Penyelesaian Sengketa
Setiap sengketa diselesaikan via musyawarah. Bila tidak tercapai,
melalui mediasi Disnaker, dan terakhir Pengadilan Hubungan Industrial.

Demikian perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak
pada tanggal [TANGGAL] di [KOTA].

Pihak Pertama,                    Pihak Kedua,

[Nama Owner]                      [Nama Karyawan]
[Tanda tangan + meterai 10rb]     [Tanda tangan]

Sanksi yang berlaku kalau tidak ada kontrak

• Tidak ada bukti tertulis kalau sengketa. Versi kamu vs versi karyawan = he-said-she-said.
• Karyawan PKWT auto-dianggap PKWTT (kalau tidak ada kontrak tertulis) → kamu harus PHK formal + kompensasi.
• Tidak terdaftar BPJS = denda administratif (PP 86/2013).
• Status "kerja" tidak jelas = potensi gugatan ke PHI.

Yang sering terlewat

1. Kontrak PKWT tidak dicatatkan ke Disnaker. Berdasarkan PP 35/2021, PKWT wajib dicatatkan secara daring paling lama 3 hari kerja sejak ditandatangani. Kalau fasilitas daring belum tersedia, pencatatan tertulis ke Disnaker kabupaten/kota paling lama 7 hari kerja sejak ditandatangani. Lakukan lewat portal Wajib Lapor Ketenagakerjaan (wajiblapor.kemnaker.go.id). Kalau masih bingung pilih jenis kontrak, baca dulu beda PKWT vs PKWTT untuk UMKM.

2. Probation tetap pakai gaji penuh. Probation tidak berarti gaji setengah. Tetap minimum UMK + benefit standar (kecuali cuti tahunan yang baru aktif setelah 12 bulan).

3. Pakai template umum tanpa adjust. Template online belum tentu sesuai kondisi UMKM kamu. Adjust gaji, jam kerja, tugas, dll sesuai realitas.

4. Lupa update saat ada perubahan. Promosi karyawan, kenaikan gaji, atau pindah role → buat addendum tertulis. Jangan lisan.

5. Tidak punya buku karyawan (employee handbook). Bukan kontrak, tapi pelengkap. Berisi peraturan internal (cuti, dress code, leave, dll). 2-5 halaman cukup untuk UMKM.

Sumber resmi

• UU 13/2003 Ketenagakerjaan (basis aturan)
• UU 11/2020 + Perppu 2/2022 + UU 6/2023 Cipta Kerja (revisi ketenagakerjaan)
• PP 35/2021 Pelaksanaan PKWT, alih daya, waktu kerja, dan PHK
• Permenaker 6/2016 Tunjangan Hari Raya (THR)
• Wajib Lapor Ketenagakerjaan: wajiblapor.kemnaker.go.id
• BPJS Ketenagakerjaan: bpjsketenagakerjaan.go.id

---

Setelah kontrak rapi, langkah berikutnya: pilih aplikasi payroll & HR untuk hitung gaji + BPJS + pajak otomatis, dan pastikan karyawan sudah terdaftar sesuai kewajiban BPJS untuk UMKM. Untuk struktur usaha yang lebih kuat: beda PT vs CV vs Perorangan.