PPh 21 Karyawan UMKM: Cara Hitung, Potong, dan Setor ke DJP

Banyak pemilik UMKM yang baru pertama kali punya karyawan terkejut ketika tahu bahwa mereka - sebagai pemberi kerja - punya kewajiban memotong pajak penghasilan dari gaji karyawannya, menyetorkannya ke negara, lalu melaporkannya setiap bulan. Ini bukan opsional. PPh 21 adalah kewajiban employer, dan salah hitung atau telat setor bisa berujung pada denda dan bunga yang menggerus margin bisnis kamu. Artikel ini menjelaskan mekanismenya - termasuk skema TER yang berlaku sejak 2024 - dengan bahasa yang bisa langsung dipraktikkan.

---

Apa Itu PPh 21 dan Siapa yang Wajib Potong?

PPh 21 adalah pajak penghasilan atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan imbalan lain sehubungan dengan pekerjaan atau jabatan. Ini bukan pajak yang dibayar bisnis kamu - ini pajak karyawan kamu yang kamu potong dari gajinya lalu kamu setorkan ke DJP atas nama mereka. Definisi ringkasnya juga ada di kamus istilah pajak UMKM.

Kamu wajib memotong PPh 21 jika:

• Kamu adalah pemberi kerja (badan usaha, termasuk UMKM tidak berbadan hukum sekalipun)
• Kamu membayar gaji atau imbalan kepada orang pribadi
• Penghasilan tersebut melebihi PTKP yang berlaku

Artinya: meskipun bisnis kamu adalah usaha perorangan yang belum berbentuk PT atau CV, selama kamu punya karyawan yang dibayar, kamu sudah masuk dalam kewajiban ini. Syarat awalnya kamu harus punya NPWP - kalau belum, urus dulu lewat panduan daftar NPWP usaha.

Catatan penting: PPh 21 berbeda dari PPh Final UMKM 0,5%. PPh Final dikenakan atas omzet usaha kamu, sedangkan PPh 21 dipotong dari gaji karyawan kamu. Keduanya bisa berjalan bersamaan. Bahasan PPh Final ada di panduan PPh Final UMKM (PP 55/2022 & PP 20/2026), dan kalau mau hitung cepat pajak omzet, pakai kalkulator PPh Final 0,5%.

---

PTKP: Penghasilan Tidak Kena Pajak

PTKP adalah batas minimum penghasilan yang bebas pajak. Nilainya masih mengacu pada PMK 101/2016 dan belum berubah di 2026. Berdasarkan regulasi yang berlaku:

Status Karyawan	PTKP per Tahun	PTKP per Bulan
TK/0 (tidak kawin, tanpa tanggungan)	Rp 54.000.000	Rp 4.500.000
TK/1 atau K/0	Rp 58.500.000	Rp 4.875.000
TK/2 atau K/1	Rp 63.000.000	Rp 5.250.000
TK/3 atau K/2	Rp 67.500.000	Rp 5.625.000
K/3 (kawin, 3 tanggungan)	Rp 72.000.000	Rp 6.000.000

Catatan: tanggungan maksimal yang diakui pajak adalah 3 orang (anak kandung, anak tiri, atau anggota keluarga sedarah lainnya yang menjadi tanggungan penuh).

Cara dapat info status PTKP karyawan: minta karyawan mengisi formulir data karyawan yang mencantumkan status perkawinan dan jumlah tanggungan per awal tahun. Status ini menentukan kategori TER karyawan (lihat bagian berikutnya).

---

Skema TER: Cara Potong Bulanan Sejak 2024

Sejak 1 Januari 2024 (PP 58/2023 dan PMK 168/2023), potongan PPh 21 bulanan untuk pegawai tetap tidak lagi dihitung dengan cara lama (setahunkan lalu bagi 12). Sekarang pakai Tarif Efektif Rata-rata (TER):

PPh 21 bulanan (Januari-November) = Tarif TER x Penghasilan Bruto sebulan

Penghasilan bruto = gaji pokok + tunjangan + uang lembur + premi yang dibayar pemberi kerja, sebelum dipotong apa pun. TER dipilih dari salah satu dari tiga tabel kategori, ditentukan oleh status PTKP karyawan:

Kategori TER	Untuk status PTKP	Nilai PTKP
A	TK/0, TK/1, K/0	Rp 54 juta & Rp 58,5 juta
B	TK/2, TK/3, K/1, K/2	Rp 63 juta & Rp 67,5 juta
C	K/3	Rp 72 juta

Setiap kategori punya puluhan lapisan tarif yang naik seiring besarnya gaji. Beberapa titik yang bisa jadi patokan (dari lampiran PMK 168/2023):

• Kategori A: gaji bruto sampai Rp 5.400.000 dikenai tarif 0%; lapis Rp 5.400.001 - Rp 5.650.000 kena 0,25%, lalu naik bertahap.
• Kategori B: gaji bruto sampai Rp 6.200.000 dikenai tarif 0%; lapis Rp 7.300.001 - Rp 9.200.000 kena 1%, lalu naik bertahap.
• Kategori C: gaji bruto sampai Rp 6.600.000 dikenai tarif 0%, lalu berjenjang naik dari 0,25%.
• Tarif tertinggi di ketiga kategori sama-sama mencapai 34% (untuk gaji bruto di atas sekitar Rp 1,4 miliar sebulan).

Karena lapisannya banyak, jangan menghafal - unduh tabel resminya di pajak.go.id atau pakai aplikasi payroll yang sudah memuat TER. Yang penting kamu paham logikanya: Januari-November potong pakai TER, Desember hitung ulang.

---

Tarif Progresif (Dipakai di Perhitungan Desember/Setahun)

Perhitungan setahun - yang dipakai di masa Desember - memakai tarif progresif Pasal 17 UU PPh (tarif dari UU HPP):

Penghasilan Kena Pajak (per tahun)	Tarif
Sampai dengan Rp 60.000.000	5%
Di atas Rp 60.000.000 s.d. Rp 250.000.000	15%
Di atas Rp 250.000.000 s.d. Rp 500.000.000	25%
Di atas Rp 500.000.000 s.d. Rp 5.000.000.000	30%
Di atas Rp 5.000.000.000	35%

Tarif berlapis artinya hanya bagian penghasilan di lapisan tersebut yang kena tarif itu, bukan seluruh penghasilan. Ini berbeda dari kesalahpahaman umum.

Formula setahun:

PPh 21 setahun = (Penghasilan Neto Setahun - PTKP) x Tarif Progresif

Di mana Penghasilan Neto = Penghasilan Bruto - Biaya Jabatan. Biaya Jabatan = 5% dari penghasilan bruto, maksimum Rp 500.000/bulan atau Rp 6.000.000/tahun (masih berlaku, dipakai di perhitungan Desember).

---

Contoh Hitung: Bulanan (TER) dan Setahun (Desember)

Tiap contoh menunjukkan dua hal: potongan bulanan Januari-November (TER) dan pajak setahun yang difinalkan di Desember.

Contoh 1: Gaji Rp 5.000.000/bulan, Status TK/0 (Kategori A)

Bulanan (Jan-Nov): gaji Rp 5.000.000 masuk lapis Kategori A yang bertarif 0% (karena di bawah Rp 5.400.000). Jadi potongan tiap bulan = Rp 0.

Setahun (finalisasi Desember):

Langkah	Perhitungan
Penghasilan bruto setahun	Rp 60.000.000
Biaya jabatan (5%, maks Rp 6 juta)	Rp 3.000.000
Penghasilan neto setahun	Rp 57.000.000
PTKP TK/0	Rp 54.000.000
PKP	Rp 3.000.000
PPh 21 setahun (5% x Rp 3 juta)	Rp 150.000
Sudah dipotong Jan-Nov (TER 0%)	Rp 0
Potongan Desember	Rp 150.000

Jadi karyawan ini tidak dipotong sama sekali sepanjang tahun, lalu kena Rp 150.000 sekaligus di Desember.

Contoh 2: Gaji Rp 8.000.000/bulan, Status K/1 (Kategori B)

Bulanan (Jan-Nov): K/1 masuk Kategori B. Di tabel Kategori B PMK 168/2023, gaji Rp 8.000.000 berada di lapis Rp 7.300.001 - Rp 9.200.000 dengan tarif 1% (perhatikan: lapis 1,5% untuk gaji sekitar Rp 8 juta itu milik Kategori A, bukan B - ini kesalahan yang sering terjadi). Potongan bulanan = 1% x Rp 8.000.000 = Rp 80.000. Selama 11 bulan = Rp 880.000.

Setahun (finalisasi Desember):

Langkah	Perhitungan
Penghasilan bruto setahun	Rp 96.000.000
Biaya jabatan (5% = Rp 4.800.000)	Rp 4.800.000
Penghasilan neto setahun	Rp 91.200.000
PTKP K/1	Rp 63.000.000
PKP	Rp 28.200.000
PPh 21 setahun (5% x Rp 28.200.000)	Rp 1.410.000
Sudah dipotong Jan-Nov (11 x Rp 80.000)	Rp 880.000
Potongan Desember	Rp 530.000

Karena potongan bulanan TER 1% lebih kecil dari beban pajak setahun, selisihnya terkumpul dan ditagih sekaligus di Desember (Rp 1.410.000 - Rp 880.000 = Rp 530.000). Inilah kenapa potongan Desember terasa jauh lebih besar dari bulan biasa.

Contoh 3: Gaji Rp 15.000.000/bulan, Status K/2 (Kategori B)

Bulanan (Jan-Nov): K/2 juga Kategori B. Gaji Rp 15.000.000 masuk lapis Rp 14.950.001 - Rp 16.400.000 di tabel Kategori B PMK 168/2023 dengan tarif 6%. Potongan bulanan = 6% x Rp 15.000.000 = Rp 900.000; selama 11 bulan = Rp 9.900.000. Karena tarif per lapis bisa direvisi, konfirmasi angka persisnya ke tabel resmi di pajak.go.id sebelum memotong.

Setahun (finalisasi Desember):

Langkah	Perhitungan
Penghasilan bruto setahun	Rp 180.000.000
Biaya jabatan (maks Rp 6.000.000)	Rp 6.000.000
Penghasilan neto setahun	Rp 174.000.000
PTKP K/2	Rp 67.500.000
PKP	Rp 106.500.000
- 5% x Rp 60.000.000	Rp 3.000.000
- 15% x Rp 46.500.000	Rp 6.975.000
Total PPh 21 setahun	Rp 9.975.000

Total setahun Rp 9.975.000 inilah yang difinalkan di Desember: dikurangi seluruh potongan TER Januari-November (Rp 9.900.000), sisa Rp 75.000 dipotong di masa Desember. Di contoh ini potongan bulanan TER sudah mendekati beban pajak setahun, jadi true-up Desember-nya kecil.

---

Waktu Setor dan Cara Bayar

• Batas setor: paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah pembayaran gaji (sejak PMK 81/2024, berlaku masa pajak Januari 2025; sebelumnya tanggal 10).
• Cara bayar: buat Kode Billing di Coretax/DJP Online, lalu bayar via bank, ATM, atau internet banking (BCA, Mandiri, BNI, BRI, dan bank persepsi lain).
• Cara buat kode billing: login ke laman DJP, pilih menu pembuatan kode billing, isi jenis pajak PPh 21, masa pajak, dan jumlah.

Sanksi telat setor: sejak UU HPP, bunga keterlambatan bukan lagi flat 2% per bulan. Besarnya ditetapkan ulang tiap bulan lewat Keputusan Menteri Keuangan (suku bunga acuan + faktor uplift, dibagi 12), dihitung dari tanggal jatuh tempo sampai tanggal pembayaran. Cek tarif berjalan di Badan Kebijakan Fiskal Kemenkeu sebelum menghitung denda.

Semua tenggat setor dan lapor bulanan bisa kamu pantau lewat kalender pajak UMKM supaya tidak kelewat.

---

Lapor SPT Masa PPh 21 via Coretax

Setelah menyetor, kamu wajib melaporkan lewat aplikasi Coretax DJP (menggantikan e-SPT/e-Bupot 21 lama):

1. Login ke Coretax DJP dengan NPWP bisnis kamu
2. Buka menu e-Bupot 21/26 dan buat/rekam bukti potong karyawan
3. Susun SPT Masa PPh 21 dari bukti potong tersebut (bruto, tarif TER, PPh dipotong)
4. Ajukan - kamu akan dapat Bukti Penerimaan Elektronik (BPE)

Batas lapor: paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya. Baru pertama kali pakai Coretax? Baca dulu transisi Coretax DJP untuk UMKM.

---

Bukti Potong: Bulanan dan Tahunan 1721-A1

Sejak skema TER, ada dua jenis bukti potong untuk pegawai tetap:

• Bukti potong bulanan (masa Januari-November) - diterbitkan lewat Coretax untuk bulan yang ada pemotongan.
• Bukti potong tahunan Formulir 1721-A1 (masa Desember/berhenti kerja) - diberikan ke setiap karyawan paling lambat awal tahun berikutnya. Dokumen ini dipakai karyawan untuk mengisi SPT Tahunan pribadi mereka.

Format 1721-A1 tersedia otomatis di e-Bupot 21 Coretax.

---

Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan	Akibat	Cara Benar
Masih pakai cara lama (setahunkan lalu bagi 12) untuk potongan bulanan	Potongan bulanan salah, tidak sesuai TER	Pakai TER x bruto untuk Jan-Nov, hitung ulang di Desember
Tidak update status PTKP karyawan	Salah kategori TER, pajak keliru	Minta karyawan isi formulir status tiap awal tahun atau saat ada perubahan
Lupa setor karena sibuk	Sanksi bunga per bulan (tarif per KMK)	Set reminder di tanggal 12-13 tiap bulan, sebelum jatuh tempo 15
Tidak lapor SPT Masa nihil (saat PPh = Rp 0)	Sanksi Rp 100.000 per SPT	Tetap lapor meski nihil lewat Coretax
Kaget potongan Desember membengkak	Cash flow karyawan terganggu	Jelaskan sejak awal bahwa Desember adalah bulan finalisasi (true-up)
Tidak buat bukti potong 1721-A1	Karyawan tidak bisa lapor SPT pribadi	Terbitkan lewat Coretax dan bagikan di awal tahun

---

Tools Bantu: Aplikasi Payroll yang Otomatisasi PPh 21

Untuk UMKM dengan lebih dari 3 karyawan, menghitung TER manual tiap bulan bisa memakan waktu. Pertimbangkan:

• Gadjian - payroll Indonesia dengan TER dan bukti potong otomatis, paket mulai puluhan ribu rupiah per karyawan/bulan (cek harga berjalan di situs resminya)
• GajiHub - mirip Gadjian, UI modern, ada fitur BPJS sekaligus
• Talenta by Mekari - lebih enterprise, cocok untuk 10+ karyawan
• e-Bupot 21 (Coretax DJP) - gratis, bisa hitung, setor, lapor, dan generate bukti potong

Untuk usaha di bawah 5 karyawan, e-Bupot 21 Coretax plus reminder kalender sudah sangat memadai. Kalau kamu juga menghitung iuran BPJS karyawan, lihat kewajibannya di BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan untuk UMKM.

---

Sumber Resmi & Referensi

• PP 58/2023 dan PMK 168/2023 - dasar hukum skema TER PPh 21, berlaku 1 Januari 2024
• PMK 81/2024 - menggeser batas setor PPh 21 ke tanggal 15 (berlaku masa pajak Januari 2025)
• UU HPP (UU 7/2021) - tarif progresif Pasal 17 dan ketentuan sanksi bunga
• Portal DJP: pajak.go.id - tabel TER, panduan, dan tarif bunga
• Coretax DJP - e-Bupot 21, kode billing, dan pelaporan SPT Masa
• Helpdesk DJP: Kring Pajak 1500200

Karena tarif per lapis TER dan tarif bunga sanksi bisa direvisi, selalu konfirmasi angka terbaru ke pajak.go.id atau konsultan pajak sebelum menyetor.

---

Artikel terkait yang relevan untuk kamu:

• BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan untuk UMKM: Wajib atau Tidak?
• PPh Final UMKM 2026: Panduan PP 55/2022 & PP 20/2026
• PPh 23 UMKM: Potong Pajak Jasa, Sewa, dan Royalti
• PKWT vs PKWTT: Kontrak Karyawan UMKM