PPh 21 Karyawan UMKM: Cara Hitung, Potong, dan Setor ke DJP

Banyak pemilik UMKM yang baru pertama kali punya karyawan terkejut ketika tahu bahwa mereka — sebagai pemberi kerja — punya kewajiban memotong pajak penghasilan dari gaji karyawannya, menyetorkannya ke negara, lalu melaporkannya setiap bulan. Ini bukan opsional. PPh 21 adalah kewajiban employer, dan salah hitung atau telat setor bisa berujung pada denda dan bunga yang menggerus margin bisnis kamu. Artikel ini menjelaskan mekanismenya dengan bahasa yang bisa langsung dipraktikkan.

---

Apa Itu PPh 21 dan Siapa yang Wajib Potong?

PPh 21 adalah pajak penghasilan atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan imbalan lain sehubungan dengan pekerjaan atau jabatan. Ini bukan pajak yang dibayar bisnis kamu — ini pajak karyawan kamu yang kamu potong dari gajinya lalu kamu setorkan ke DJP atas nama mereka.

Kamu wajib memotong PPh 21 jika:

• Kamu adalah pemberi kerja (badan usaha, termasuk UMKM tidak berbadan hukum sekalipun)
• Kamu membayar gaji atau imbalan kepada orang pribadi
• Penghasilan tersebut melebihi PTKP yang berlaku

Artinya: meskipun bisnis kamu adalah usaha perorangan yang belum berbentuk PT atau CV, selama kamu punya karyawan yang dibayar, kamu sudah masuk dalam kewajiban ini.

---

PTKP 2026: Penghasilan Tidak Kena Pajak

PTKP adalah batas minimum penghasilan yang bebas pajak. Di tahun 2026, PTKP menggunakan nilai yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Keuangan terbaru. Berdasarkan regulasi yang berlaku:

Status Karyawan	PTKP per Tahun	PTKP per Bulan
TK/0 (tidak kawin, tidak ada tanggungan)	Rp 54.000.000	Rp 4.500.000
K/0 (kawin, tidak ada tanggungan)	Rp 58.500.000	Rp 4.875.000
K/1 (kawin, 1 tanggungan)	Rp 63.000.000	Rp 5.250.000
K/2 (kawin, 2 tanggungan)	Rp 67.500.000	Rp 5.625.000
K/3 (kawin, 3 tanggungan)	Rp 72.000.000	Rp 6.000.000

Catatan: tanggungan maksimal yang diakui pajak adalah 3 orang (anak kandung, anak tiri, atau anggota keluarga sedarah lainnya yang menjadi tanggungan penuh).

Cara dapat info status PTKP karyawan: minta karyawan mengisi Formulir 1721-A1 atau formulir data karyawan yang mencantumkan status perkawinan dan jumlah tanggungan.

---

Tarif Progresif PPh 21 (Berlapis)

PPh 21 menggunakan tarif progresif — semakin tinggi penghasilan, semakin tinggi tarif untuk lapisan di atasnya:

Penghasilan Kena Pajak (per tahun)	Tarif
Sampai dengan Rp 60.000.000	5%
Di atas Rp 60.000.000 s.d. Rp 250.000.000	15%
Di atas Rp 250.000.000 s.d. Rp 500.000.000	25%
Di atas Rp 500.000.000 s.d. Rp 5.000.000.000	30%
Di atas Rp 5.000.000.000	35%

Penting: tarif berlapis artinya hanya bagian penghasilan di lapisan tersebut yang kena tarif itu, bukan seluruh penghasilan. Ini berbeda dari kesalahpahaman umum.

---

Cara Hitung PPh 21: Langkah demi Langkah

Formula dasar:

PPh 21 = (Penghasilan Neto per Tahun - PTKP) × Tarif Progresif

Di mana:

Penghasilan Neto = Penghasilan Bruto - Biaya Jabatan

Biaya Jabatan = 5% dari penghasilan bruto, maksimum Rp 500.000/bulan atau Rp 6.000.000/tahun.

Contoh 1: Gaji Rp 5.000.000/bulan, Status TK/0

Langkah	Perhitungan
Penghasilan bruto per bulan	Rp 5.000.000
Penghasilan bruto per tahun	Rp 60.000.000
Biaya jabatan (5% × Rp 60 juta, maks Rp 6 juta)	Rp 3.000.000
Penghasilan neto per tahun	Rp 60.000.000 - Rp 3.000.000 = Rp 57.000.000
PTKP TK/0	Rp 54.000.000
Penghasilan Kena Pajak (PKP)	Rp 57.000.000 - Rp 54.000.000 = Rp 3.000.000
PPh 21 per tahun (5% × Rp 3 juta)	Rp 150.000
PPh 21 per bulan	Rp 12.500

Contoh 2: Gaji Rp 8.000.000/bulan, Status K/1

Langkah	Perhitungan
Penghasilan bruto per tahun	Rp 96.000.000
Biaya jabatan (5% = Rp 4.800.000, tapi maks Rp 6.000.000)	Rp 4.800.000
Penghasilan neto per tahun	Rp 91.200.000
PTKP K/1	Rp 63.000.000
PKP	Rp 28.200.000
PPh 21 per tahun (5% × Rp 28.200.000)	Rp 1.410.000
PPh 21 per bulan	Rp 117.500

Contoh 3: Gaji Rp 15.000.000/bulan, Status K/2

Langkah	Perhitungan
Penghasilan bruto per tahun	Rp 180.000.000
Biaya jabatan (maks Rp 6.000.000)	Rp 6.000.000
Penghasilan neto per tahun	Rp 174.000.000
PTKP K/2	Rp 67.500.000
PKP	Rp 106.500.000
PPh 21 per tahun:
— 5% × Rp 60.000.000	Rp 3.000.000
— 15% × (Rp 106.500.000 - Rp 60.000.000) = 15% × Rp 46.500.000	Rp 6.975.000
Total PPh 21 per tahun	Rp 9.975.000
PPh 21 per bulan	Rp 831.250

---

Waktu Setor dan Cara Bayar

• Batas waktu setor: paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya setelah pembayaran gaji
• Cara bayar: melalui Bank/kantor pos yang ditunjuk, atau via internet banking menggunakan Kode Billing dari DJP Online
• Cara buat kode billing: login ke djponline.pajak.go.id → pilih e-Billing → isi jenis pajak PPh 21, masa pajak, dan jumlah

Sanksi keterlambatan: bunga 2% per bulan dari jumlah pajak yang terlambat disetor (dihitung dari tanggal jatuh tempo sampai tanggal pembayaran).

---

Lapor SPT Masa PPh 21 via DJP Online

Setelah menyetor, kamu wajib melaporkan:

1. Login ke djponline.pajak.go.id dengan NPWP bisnis kamu
2. Pilih menu Lapor → e-SPT PPh 21
3. Isi formulir SPT Masa PPh 21 dengan data karyawan, penghasilan bruto, dan PPh yang dipotong
4. Submit — kamu akan dapat Bukti Penerimaan Elektronik (BPE)

Batas lapor: paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

---

Bukti Potong 1721-A1

Di akhir tahun (Januari tahun berikutnya), kamu wajib memberikan Bukti Pemotongan PPh 21 Formulir 1721-A1 kepada setiap karyawan. Dokumen ini karyawan gunakan untuk mengisi SPT Tahunan mereka sendiri.

Format 1721-A1 tersedia di aplikasi e-SPT PPh 21 atau bisa dibuat manual dengan template DJP.

---

Common Mistakes UMKM dalam PPh 21

Ini kesalahan yang paling sering terjadi dan cara menghindarinya:

Kesalahan	Akibat	Cara Benar
Tidak update status PTKP karyawan	Hitung pajak salah (biasanya terlalu besar atau terlalu kecil)	Minta karyawan isi formulir status tiap awal tahun atau saat ada perubahan
Lupa setor karena sibuk	Denda bunga 2%/bulan	Set reminder otomatis di kalender setiap tanggal 8-9 setiap bulan
Tidak lapor SPT Masa nihil (saat PPh = Rp 0)	Sanksi Rp 100.000 per SPT	Tetap lapor meski nihil, prosesnya 5 menit saja
Salah hitung karena tidak tahu tarif berlapis	Setor lebih atau kurang dari seharusnya	Gunakan spreadsheet atau aplikasi payroll yang sudah sesuai aturan terbaru
Tidak membuat bukti potong 1721-A1	Karyawan tidak bisa lapor SPT, bisa lapor ke DJP	Buat dan bagikan ke semua karyawan di bulan Januari

---

Tools Bantu: Aplikasi Payroll yang Otomatisasi PPh 21

Untuk UMKM dengan lebih dari 3 karyawan, menghitung PPh 21 manual tiap bulan bisa sangat memakan waktu. Pertimbangkan:

• Gadjian — payroll Indonesia dengan fitur PPh 21 otomatis, mulai Rp 49.000/bulan
• GajiHub — mirip Gadjian, UI lebih modern, ada fitur BPJS sekaligus
• Talenta by Mekari — lebih enterprise, cocok untuk 10+ karyawan
• e-SPT PPh 21 (DJP) — gratis, bisa generate bukti potong, tapi lebih manual

Untuk usaha di bawah 5 karyawan, spreadsheet template dari DJP dikombinasikan dengan reminder kalender sudah sangat memadai.

---

Artikel terkait yang relevan untuk kamu:

• BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan untuk UMKM: Wajib atau Tidak?
• PPh Final UMKM 2026: Panduan PP 55/2022 untuk Usaha Kecil